MatchPoint heißt die neue, intelligente Suchlösung des Microsoft-Partners itsystems AG, die auf der SharePoint-Plattform aufsetzt. Besonders bei Behörden und Verwaltungen trifft die Lösung seit ihrer Vorstellung in diesem Markt im Frühjahr 2008 auf große Nachfrage.

Studien zeigen, dass Mitarbeiter in der Regel 20-30 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach unstrukturierten Informationen verbringen. Darunter leidet die Arbeitseffizienz von Behörden und Verwaltungen. 85 Prozent der wachsenden Informationsflut liegt in Form von unstrukturierten Daten, wie z.B. Office-Dokumente vor, und auch die Anzahl der E-Mails hat sich in den letzten fünf Jahren pro Mitarbeiter mehr als verfünffacht. Nur 15 Prozent der Daten sind strukturiert abgelegt – z. B. in Verwaltungs- oder Branchenlösungen.

MatchPoint ergänzt unstrukturierte Daten wie Dokumente, E-Mails etc. mit Metadaten und liefert so hundertprozentig genaue Suchergebnisse. Die Metadaten – beispielsweise Rubrik (Aktenplan), Objekt, Abteilung, Eingangsdatum oder Dokumententyp – werden dabei zum größten Teil automatisiert beigefügt, so dass kein zusätzlicher Aufwand wie bei herkömmlichen DMS-Lösungen entsteht.

Im Frühjahr 2008 wurde MatchPoint auf einer Microsoft-Veranstaltung erstmals Interessenten aus dem Bereich Behörden und Verwaltungen vorgestellt. Noch am gleichen Tag gab es mehrere Anfragen für Pilotprojekte bei verschiedenen Stadtverwaltungen, Ämtern und Behörden.

„Einige der Veranstaltungsteilnehmer waren vor dem Event noch nicht einmal sicher, ob sie sich überhaupt für SharePoint entscheiden würden“, erklärt Urs Brawand, Geschäftsleiter der itsystems AG. „MatchPoint hat ihnen diese Entscheidung erleichtert, da die Kombination der SharePoint-Technologie mit MatchPoint eines ihrer größten Probleme im Arbeitsalltag löst – die Suche nach unstrukturierten Informationen wie Akten, Aufträgen, Rechnungen, Briefen und anderen Dokumenten.“

MatchPoint löst das Problem der Datensuche durch ein automatischesAnreichern der Informationen mit sogenannten Metadaten. So sind Dokument, E-Mails etc. eindeutig kategorisiert und dadurch leicht auffindbar. Damit verbindet MatchPoint die einfache Handhabung des Fileservers – wie „speichern unter“ oder „Drag & Drop“ – mit der Strukturiertheit einer Datenbank. Die Effizienz der Suche wird gesteigert, weil gezielt auf der Metadaten-Ebene gesucht werden kann. Namen von Bürgern und Mitarbeitern, Geschäftsfall oder Aktennummer, Rechnungsdatum sind nur einige der möglichen Metadaten, die zu qualitativ hochwertigen Resultaten führen. Mit MatchPoint suchen Mitarbeiter in Dokumenten so gezielt, wie in strukturierten Datenbanken – mit einer Treffsicherheit von 100 Prozent.

„Durch die große Zahl der Implementierungsanfragen bei Behörden und Verwaltungen hat sich gezeigt, dass bereits die Standardvariante von MatchPoint alle Anforderungen der meisten Kunden erfüllt“, ergänzt Urs Brawand. „Die Implementierung von MatchPoint kann so in wenigen Wochen erfolgen, da keine größeren Anpassungen der Lösung erforderlich sind.“

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