MatchPoint heißt die neue, intelligente Suchlösung des Microsoft-Partners itsystems AG, die auf der SharePoint-Plattform aufsetzt. Besonders bei Behörden und Verwaltungen trifft die Lösung seit Ihrer Vorstellung in diesem Markt im Frühjahr 2008 auf große Nachfrage.

Studien zeigen, dass Mitarbeiter in der Regel 20-30 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach unstrukturierten Informationen verbringen. Darunter leidet die Arbeitseffizienz von Behörden und Verwaltungen. Die stetig zunehmende Datenflut stellt eine echte Herausforderung für die Mitarbeiter dar. Denn 85 Prozent dieser Daten liegen in Form von unstrukturierten Daten, wie z.B. Office-Dokumente vor, und auch die Anzahl der E-Mails hat sich in den letzten fünf Jahren pro Mitarbeiter mehr als verfünffacht. Lediglich 15 Prozent der Daten sind strukturiert abgelegt – z. B. in Verwaltungs- oder Branchenlösungen. Das Management der verschiedensten Versionen von Dokumenten hat sich mittlerweile zum Problem Nummer eins entwickelt.

MatchPoint ergänzt unstrukturierte Daten wie Dokumente, E-Mails etc. mit Metadaten und liefert so hundertprozentig genaue Suchergebnisse. Die Metadaten – beispielsweise Rubrik (Aktenplan), Objekt, Abteilung, Eingangsdatum oder Dokumententyp – werden dabei zum größten Teil automatisiert beigefügt, so dass kein zusätzlicher Aufwand wie bei herkömmlichen DMS-Lösungen entsteht. Die Mitarbeiter können daher sofort von der schnellen Inhaltsuche profitieren ohne ihre Arbeitsweise zu ändern oder sich in die Lösung einarbeiten zu müssen.

Im Frühjahr 2008 wurde MatchPoint auf einer Microsoft-Veranstaltung erstmals Interessenten aus dem Bereich Behörden und Verwaltungen vorgestellt. Noch am gleichen Tag gab es mehrere Anfragen für Pilotprojekte bei verschiedenen Stadtverwaltungen, Ämtern und Behörden.

„Einige der Veranstaltungsteilnehmer waren vor dem Event noch nicht einmal sicher, ob sie sich überhaupt für SharePoint entscheiden würden“, erklärt Urs Brawand, Geschäftsleiter der itsystems AG. „MatchPoint hat ihnen diese Entscheidung erleichtert, da die Kombination der SharePoint-Technologie mit MatchPoint eines ihrer größten Probleme im Arbeitsalltag löst – die Suche nach unstrukturierten Informationen wie Akten, Aufträgen, Rechnungen, Briefen und anderen Dokumenten.“

Ein großer Teil der in Organisationen produzierten Daten werden mit MS Office Werkzeugen erstellt und liegen auf Fileservern, die in der gesamten Organisation verteilt sind. Starre Ordnerstrukturen erschweren das Finden und Nutzen von Informationen. Sucht man eine Information, so liefert die Volltextsuche meist Hunderte ungenauer Resultate. Die Verzeichnisnavigation dagegen, ist langsam, unübersichtlich und unflexibel weil sie nur eine hierarchische Sicht auf die Dokumente bietet.

MatchPoint löst dieses Problem durch ein Anreichern der Daten mit datenbeschreibenden Informationen, den so genannten Metadaten. Dokumente und E-Mails werden beim Speichern automatisch mit Metadaten versehen. So sind sie eindeutig kategorisiert und dadurch leicht auffindbar. Damit verbindet die MatchPoint die einfache Handhabung des Fileservers – wie „speichern unter“ oder „Drag & Drop“ – mit der Strukturiertheit einer Datenbank. Die Effizienz der Suche wird gesteigert, weil gezielt auf der Metadaten-Ebene gesucht werden kann. Namen von Bürgern und Mitarbeitern, Geschäftsfall oder Aktennummer, Rechnungsdatum sind nur einige der möglichen Metadaten.

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