Schnellere Durchlaufzeiten und geringere Kosten durch Automatisierung der Rechnungsverarbeitung – mit diesem Ziel vor Augen, entschied sich der Modekonzern TALLY WEiJL Trading AG zur Zusammenarbeit mit der Arcplace AG.

TALLY WEiJL sieht sich aufgrund des schnell wachsenden Umsatzwachstums mit einem ständig steigenden Rechnungsvolumen konfrontiert, welches trotz wachsender Menge schnell und fehlerfrei bearbeitet und archiviert werden muss.

Nach einer intensiven Evaluation von mehr als zehn Anbietern entschied sich TALLY WEiJL, das Projekt „Rechnungsverarbeitung (Archiv – DMS System)” mit der Firma Arcplace AG zu realisieren. Die Lösung von Arcplace hilft TALLY WEiJL, die papierbasierten Rechnungen zu eliminieren, ein real-time Reporting zu ermöglichen und die Kontrolle zu verbessern.

„Arcplace überzeugte uns mit ihrer SAP-basierten Lösung, mit der wir in unserem dynamischen und schnellen Arbeitsumfeld eine Struktur behalten und den Überblick gewährleisten können, ohne auf externe Hilfe angewiesen zu sein“, erklärt David Friedmann, Leiter Company Development bei der TALLY WEiJL Trading AG. „Auf diese Weise können wir unsere drei Projektziele: Kostenreduktion im Rechnungsverarbeitungsprozess, Verkürzung der Durchlaufzeit um eine Rechnung zu verarbeiten, sowie Qualitätsverbesserung im Rechnungsverarbeitungsprozess in kurzer Zeit umsetzen. Gleichzeitig können wir unseren Fokus auf unsere Kerntätigkeiten wie dem Design und der Produktion sowie dem Verkauf unserer Produkte richten.“

Arcplace verfolgt bei der Implementierung von Kundenlösungen die Strategie, Komponenten von führenden Anbietern einzusetzen. Bei TALLY WEiJL nutzt Arcplace Komponenten, welche nahtlos in die vorhandene SAP Umgebung integriert werden können. Die Arcplace-Lösung für TALLY WEiJL basiert auf den folgenden Key-Komponenten: Basware Invoice Processsing mit Kofax Xtrata Pro – eine führenden Lösung für Rechnungsverarbeitung, die weit verbreiteten Module KGS ContentServer4Storage und KGS OMSConnector für die SAP Archivierung sowie OPENLiMiT Batch, die bewährte Lösung des Spezialisten für digitale Signaturen.

Mit der automatischen Rechnungsverarbeitung von Arcplace lässt sich der gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung automatisieren:

· Erfassen der Daten – Einsatz der modernsten Bildbearbeitungs- und Erkennungstechnolgien (OCR/ICR), um alle wichtigen Rechnungsdaten zu erfassen.
· Überprüfung und Freigabe – Rechnungen werden automatisch anhand von mehrstufigen Workflows zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet.
· Automatische Benachrichtigung durch Email – Die Benutzer werden bei allen Schritten im Freigabeprozess per Email benachrichtigt und können diesen über einen entsprechenden Link abschliessen. Die Benutzeroberfläche ist browserbasiert, einfach zu bedienen und benötigt keine Installation.
· Weiterleitung zur Zahlung – Nach der Freigabe werden die Rechnungen zum ERP System zur Zahlung weitergeleitet. Nach der Bezahlung können die Informationen zur Rechnung (z.B. Image, Auditlog, Transaktionsdaten) durch eine Verbindung mit dem Archiv direkt im ERP angeschaut werden.
· Archivierung der Rechnungsdaten – Rechnungen können gemäss den Unternehmens- oder gesetzlichen Vorschriften archiviert werden. Zusätzlich können die Rechnungen noch in den persönlichen Archiven der entsprechenden Mitarbeiter abgelegt werden.

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