Das Aus- und Fortbildungszentrum (AFZ) der Freien Hansestadt Bremen hat die komplexe Aufgabe, die Mitarbeiter des Öffentlichen Dienstes der Stadt beim Erlernen und der Handhabung unterschiedlichster IT-Anwendungen zu unterstützen. Um diese Herausforderung effizient erfüllen zu können, entschieden sich die IT-Verantwortlichen für die Zusammenarbeit mit der datango AG, Technologieanbieter im Bereich E-Learning und Electronic Performance Support Systeme (EPSS). Das AFZ erwarb eine Generallizenz für die „datango knowledge suite“ (dks), mit deren Hilfe die Anwender durch „Just-in-Time-Learning“ beim Einsatz von Applikationen an die Hand genommen werden.

Der öffentliche Sektor der Freien Hansestadt Bremen ist eine komplexe Organisation, bei der das Zusammenspiel der unterschiedlichen Fachbereiche durch verschiedene IT-Programme unterstützt und koordiniert wird. Gleichzeitig arbeiten ca. 20.000 Mitarbeiter im Öffentlichen Dienst der Stadt Bremen an IT-Arbeitsplätzen, so dass sowohl auf übergeordneter Ebene als auch innerhalb der einzelnen Abteilungen der IT-Qualifikationsbedarf entsprechend hoch ist. Da nicht alle User mit den gleichen Aufgaben konfrontiert sind, kommen unterschiedliche Applikationen zum Einsatz. So mussten in der Vergangenheit eine abteilungsübergreifende SAP-Anwendung zur Haushaltsaufstellung, ein selbst programmiertes webbasiertes Mitarbeiterportal und fachspezifische Programme wie EUREKA Straf (ein Programm zur Optimierung von Abläufen in Gerichtsverfahren) zum Teil zeitgleich an die Endanwender vermittelt werden.

Zu den Aufgaben des AFZ gehören die Deckung des schnell wachsenden Fortbildungsbedarfes und die ressortübergreifende Unterstützung der Stadt bei der Personalentwicklung. Um diesen Anforderungen optimal gerecht zu werden, entschied sich die AFZ für die „datango knowledge suite“ (dks), eine durchgängige, mehrsprachige Software-Lösung, die als komplettes Online-Hilfe-System die Mitarbeiter bei den jeweiligen Anwendungen unterstützt und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit der eingeführten Applikationen effektiv und messbar steigert.

Mit der dks lassen sich für alle Web- und Windows-Applikationen auf die selbe Art und Weise Lerneinheiten für Endnutzer erstellen und durch das Single-Source-Prinzip können schnell Dokumentationen, Demonstrationen und Übungen für die Enduser produziert werden. Das AFZ hat die dks für Business-Applikationen wie SAP, Standard-Software wie Microsoft Office und Adobe sowie für selbst programmierte Anwendungen zum Einsatz gebracht. Die Software ermöglichte außerdem die Organisation einer übersichtlichen Projektstruktur für unterschiedliche Lernprojekte und -einheiten. Somit wurde der Workflow für die IT-Verantwortlichen des AFZ bei der simultanen Bearbeitung mehrerer E-Learning-Projekte transparent.

Vier größere Projekte wurden für spezielle Fachanwendungen und Eigenentwicklungen realisiert. Hierzu zählen z.B. ein selbst programmiertes Mitarbeiterportal sowie die Einführung des Dokumentenmanagementsystems InfoSys und eines eKatalogs für das Beschaffungswesen der bremischen Dienstellen. Zusätzlich setzte das AFZ die dks zur Vorbereitung von Präsenzseminaren in EUREKA Straf, dem Programm zur Optimierung von Abläufen in Gerichtsverfahren, ein.

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