17.000 Mitarbeiter der drittgrößten Kassenart innerhalb der gesetzlichen Krankenversicherung in Deutschland nutzen das Portal als zentrale Zugangsplattform zu allen Informationen. Das Extranet auf Basis der Technologie von BEA Systems erfüllt dabei zwei wesentliche Funktionen: die Einbindung von Applikationen und das Dokumentenmanagement.
Ausgangspunkt für die Portalneuentwicklung bei der BKK waren zwei größere IT-Projekte. Anstelle eines veralteten, rudimentären Extranets sollte eine zentrale Portalplattform erstellt werden, in die Applikationen direkt angebunden werden können. Und: ein zunächst paralleles, weiteres IT-Vorhaben war mit dem Aufbau eines Dokumentenmanagements betraut. Während der Planungsphase stellten die IT-Verantwortlichen der BKK fest, dass sich diese beiden Anforderungen mit einer einzigen Lösung, BEA AquaLogic User Interaction, erfüllen lassen. Die Portallösung von BEA bietet die Möglichkeit, auch Dokumente an die Anwender zu verteilen. „Diese überraschende Zusatzfunktionalität und die anschließende Bündelung der beiden IT-Projekte hat uns sehr viel Zeit gespart und ein eigenes Dokumentenmanagementsystem überflüssig gemacht“, erklärt Frank Hoffmann, Projektkoordinator für das BKK Portal in der zentralen IT-Abteilung beim BKK Bundesverband in Essen.

Nach einer Evaluierungsphase und einem Proof of Concept konnte das neue Portal gestartet werden. Erste Testpersonen und Multiplikatoren waren der Verwaltungsrat des Krankenversicherers. Die Lösung kam bei dieser Zielgruppe von Anfang an sehr gut an, Verbesserungsvorschläge und Änderungen wurden stufenweise umgesetzt. Heute dient das Portal als einzige und zentrale Informationsplattform innerhalb der BKK. „Während wir früher schlicht nicht wussten, in welchem System welches Dokument oder eine bestimmte Information zu finden war, wissen die Anwender heute genau, wo sie suchen müssen und schnell alle notwendigen Daten finden“, sagt Hoffmann.

95.000 Dokumente zentral im Griff
95.000 Dokumente und circa 80 Themenseiten stellt das Portal den BKK-Mitarbeitern und den Betriebskrankenkassen zentral, zuverlässig und bequem zur Verfügung. Zu den Dokumenten zählen beispielsweise Auswertungen von Leistungsdaten, Rundschreiben und Krankenkassen¬satzungen. „Im Vordergrund steht für uns der Inhalt der Informationen und nicht das technische System, in dem sie gespeichert werden“, so Hoffmann. „Durch eine tiefgehende Integration des Datawarehouses und eine Verknüpfung von Datenbankanalyse-Ergebnissen mit Dokumenten aus dem BKK Portal konnten wir doppelte Datenhaltung und Speicherung beseitigen. Außerdem haben sich Spezialanwendungen und individuelle Entwicklungen drastisch reduziert.“ Damit spart die BKK Hard- und Softwarekosten und Personalressourcen bei ihren Sachbearbeitern und den IT-Verantwortlichen.

Zunehmend bearbeiten virtuelle Arbeitsgruppen über das Portal bestimmte Projekte und tauschen vertrauliche Informationen aus. Diese Teams nutzen die collaborativen Funktionalitäten von BEA AquaLogic User Interaction. „Wir machen die Anwender stufenweise mit dem großen Funktionsumfang der Portallösung für die Zusammenarbeit und gemeinsame Lösung von Aufgaben vertraut“, erklärt Hoffmann. „Mit BEA AquaLogic User Interaction haben wir eine State-of-the-Art Portallösung mit hoher Produktqualität, mit der wir geschützte Bereiche für bestimmte Benutzergruppen und individuelle Zugangsrechte ohne zusätzlichen Aufwand einrichten einrichten können." www.bea.com/aqualogic

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