Viele
Arbeitsprozesse sind unklar – oder noch schlimmer – e-Mails bleiben einfach
unbeantwortet. Nicht auszudenken, wenn Kundenanfragen, Reklamationen,
Störungsmeldungen etc. in der Spamflut untergehen, oder wenn das
„info@Firma“ Postfach zum Abfallkorb verkommt.
Mitarbeiter und Firma von der e-Mail Flut entlasten
E-Mails gehören heute zu den grössten Zeitdieben. Statistiken zeigen, dass das e-Mail
Management der eigenen Mitarbeiter bis zu 50% der Arbeitszeit ausmachen. Eine
repräsentative Umfrage des Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid in Deutschland zeigt,
dass sich 59,3 Prozent der Befragten beklagen, überflüssige oder sinnlose Informationen
verarbeiten zu müssen; jeder Fünfte fühlt sich in seiner Konzentration gestört und von
wichtigerer Arbeit abgehalten. Die wachsende Belastung durch zu viele Mails und der
Druck, schnell antworten zu müssen, den mehr als ein Drittel der Interviewer beklagen,
schlägt sich in Unternehmensbilanzen nieder. So könne die Produktivität einer Firma um
bis zu 40% sinken, wenn Angestellte versuchen, parallel zur eigentlichen Arbeit die
Mailkorrespondenz zu erledigen.
Das „Pseudo-ADS“ (in Englisch steht ADD für Attention Deficit Disorder) ist ein häufig bei
Kindern diagnostiziertes Aufmerksamkeits-Defizit-Syndrom, das Experten bei e-Mail
Lesern immer häufiger zu finden glauben: Wer ständig neue Mails lese und beantworte,
verliere die Fähigkeit, an dauerhaften Projekten zu arbeiten und könne sogar eine
handfeste Informationssucht entwickeln, erklärt der amerikanische Psychologe Edward
Hallowell.
Neben herkömmlich installierten
Spamfiltern übernimmt der KSMailprocessor
des Kommunikationsspezialisten
Vega Services das Ueberwachen
eingehender Mails und erledigt mühsame
aber nötige Arbeiten wie das Lesen der
Absender, Betreffs und Inhalte nach
Stichworten oder Sätzen in jeder Sprache
und Kombination. Er löscht unwichtige
Mails, sortiert eingehende Post, leitet
weiter, triagiert und kategorisiert nach
Interessenten, Anmeldungen, Reservationen,
Reklamationen, Belästigungen,
Beschimpfungen, Störungsmeldungen etc.
Er bewirtschaftet Listen und Datenbanken,
beantworten automatisch und kompetent,
eskaliert, kopiert und löst entsprechende
Prozesse wie z.B. Trouble Tickets aus.
Das Unternehmen sollte es als seine Pflicht ansehen, Mitarbeiter von Zeitfressern zu
schützen. Stattdessen ortet der Kommunikations- und e-Marketingspezialist Vega
Services den fast unglaublicher Misstand, e-Mails einfach zu ignorieren. Die Schuld trägt
aber nicht die Spamflut, der tägliche Werbemüll, sondern das mangelnde Bewusstsein für
ein professionelles e-Mail Responsemanagement. „Will ein Unternehmen das
weitverbreitete Kommunikationsmittel „e-Mail“ seriös nutzen, ist ein professionelles e-
Mail Response_Management unabdingbar. Damit wird die Effizienz des Unternehmens
und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz mit kleinem Aufwand und grosser Wirkung
gesteigert und ist ein sinnvoller Beitrag an eine zuverlässige e-Mail Kommunikation in der
Geschäftswelt“, stellt Hansjürg Willi, Geschäftsführer der Vega Services fest.

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