Mit „OfficeAutomation für Treuunternehmen“ schafft Multi-Support eine branchenspezifische Lösung im Bereich Intelligent Document Management, die in enger Zusammenarbeit mit Liechtensteiner Treuunternehmen entwickelt wurde.

Im Fokus steht die vollautomatisierte Verarbeitung einkommender Bankbelege und die ebenfalls vollautomatisierte Zuordnung der Daten zu den Mandantenakten. Für die Erfüllung der Sorgfaltspflichtanforderungen (u.a. Transaktionskontrollen) stellen die aus der Verarbeitung gewonnenen (Zusatz-) Informationen eine massgebliche Unterstützung dar.

Die durch automatisiertes Scanning frei gewordenen Lagerräume können nun für andere Zwecke als die Ablage von papierbasierten Mandantenakten (wie Gründundsdokumente, Bankbelege, Gerichtsfälle) genutzt werden. Ein nicht zu unterschätzender Faktor mit Sicht auf die m2 Kosten.

„Für uns stand das Schaffen von Zusammenhängen im Vordergrund. Mit OfficeAutomation haben wir die Prozesse so optimiert, dass Daten aus dem Beleggut mit Kundeninformationen, die bereits in anderen Informationssystemen abgebildet sind, vernetzt werden“, erklärt Raphael Schlegel, verantwortlich für Produkte & Technologien bei der Multi-Support.

Weitere OfficeAutomation Lösungen

Eingangs-Dokumente erkennen und verarbeiten
Die automatische wissensbasierte Adressen-Erkennung der Eingangs-Post ist ebenso eine Lösung wie die automatische Eingangsrechnungs- oder Bankbeleg-Erkennung. Die jeweiligen Daten und Dokumente werden automatisch an ein Drittsystem, beispielsweise an ein DMS übergeben; manuelle Tätigkeiten entfallen.

Automatische Verarbeitung von E-Mails
Erschliessung und Verarbeitung sämtlicher bereits im Unternehmen vorhandener und neu eintreffender E-Mails. Informationen werden aus E-Mailtexten und Anhängen extrahiert und das E-Mail wird klassifiziert (Erkennung). Aufgrund von hinterlegten Regeln (Regelwerk) werden die E-Mail-Anhangdateien und/oder die extrahierten Informationen an ein Drittsystem zur weiteren Verarbeitung übergeben.

Erschliessung und Verarbeitung sämtlicher Office-Dokumente
Multi-Support bietet auch Lösungen zur Erschliessung und Verarbeitung von allen bereits im Unternehmen vorhandenen digitalisierten Papierbelegen oder Dokumentdateien bzw. von sämtlichen elektronischen Dokumenten, die im Büroalltag anfallen. Informationen werden aus der jeweiligen Systemumgebung der Datei (Verzeichnisstrukturen, Dateibenennung, E-Mail- Daten, etc.) sowie aus dem Dokumentinhalt ausgelesen (extrahiert), aufbereitet, mit erforderlichen Zusatzinformationen erweitert und für die Verarbeitung an Drittsysteme übergeben.

Übernahme von Dokumenten und Akten aus dem Scanning-Prozess
Gescannte Dokumente und Akten können direkt vom Scanning-Prozess übernommen werden. Akten lassen sich analysieren und in Einzeldokumente aufsplitten. Auch die Einzeldokumente können analysiert und verarbeitet werden. Die Dokumente werden automatisch klassifiziert, indiziert und mit den daraus gewonnen Informationen können nachgelagerte Workflows angestossen werden (z.B. Rechnungseingangprüfung).

Über Multi-Support
Multi-Support Switzerland ist ein international tätiges Software- und Service-Unternehmen mit Sitz in Buchs (CH). Vom Hauptsitz aus und über Partner, werden die Märkte Schweiz, Liechtenstein, Österreich, Italien und Spanien betreut. Gegründet wurde Multi-Support Switzerland im Jahr 2005 von einem Team international erfahrener DMS Spezialisten.

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