Konservatorische Richtlinien
Während der Digitalisierung der Handschriften sollten sämtliche Belastungen des Objekts auf jenes Mass beschränkt bleiben, das deutlich UNTER einer durchschnittlichen Benützung der Handschrift z.B. im Lesesaal oder während einer Ausstellung liegt. Der von Dipl. Ing. Manfred Mayer entwickelte Kameratisch ("Grazer Modell") setzt dabei neue Massstäbe.
Die Digitalisierung am Objekt folgt klar definierten Kriterien:

Minimale Manipulation an der Handschrift selbst mit Ausnahme des schonend zu erfolgenden Umblätterns, also kein Hin- und Herschieben, Drehen oder Wenden des Objektes
Der Öffnungswinkel des Buchblocks bzw der Buchdeckel darf in keinem Fall 140° überschreiten.
Keine mechanische Belastung der Blätter durch Plandrücken z.B. mit einer aufgelegten Glasplatte u.ä.
Lichtbelastung höchstens gleich wie bei Ausstellungen, also UV-freies Licht, möglichst geringe Beleuchtung
Raumklima während eines Aufenthalts der Handschrift von höchstens acht Stunden: Temperatur: 18 bis 25° C, rel. Luftfeuchtigkeit 40-60%

Technische Angaben
Die bestehenden kodikologischen Erschließungen werden entweder mittels OCR maschinenlesbar gemacht oder aus vorhandenen elektronischen Fassungen der Publikationsvorbereitung exportiert. Diese Rohtexte werden als XML Dateien, in enger Anlehnung an die sogenannte MASTER DTD, also einen der derzeit am weitesten verbreiteten Standards für die elektronische Verarbeitung kodikologischer Beschreibungen, aufbereitet. Dadurch bleibt ihre Verwendung, unabhängig von der zu einem bestimmten Zeitpunkt eingesetzten Software oder Betriebssystem, langfristig gesichert.

Diese Umsetzung wird in den ersten Projektmonaten durchgeführt; die angefertigten Beschreibungen gehen dann direkt in eine Datenbank ein, die sowohl ein "Durchblättern" der Beschreibungen, als auch eine Suche in ihnen über das Internet ermöglicht. Dazu wird die an der Professur für HKI, Universität zu Köln, entwickelte Softwarelösung für das Kölner Referenzprojekt CEEC (www.ceec.uni-koeln.de) eingesetzt. Diese Softwarelösung setzt eine "native XML database engine" (Kleio) ein. Das bedeutet, dass keine Umwandlung der noch sehr nahe an den Volltexten der gedruckten Beschreibungen liegenden XML Daten in Tabellen notwendig wird, sodass die größtmögliche Nähe zu herkömmlichen Formen der Handschriftenbeschreibung bestehen bleibt. Die Handschriftenbeschreibungen stehen also, unabhängig von der Digitalisierung der Handschriften selbst, wenige Monate nach Projektbeginn zur Verfügung.

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