Die wenigsten Unternehmen haben eine klare Vorstellung von ihren Daten bezüglich Inhalt und Speicherort – ein Phänomen, das vor allem für unstrukturierte Daten in Dateiformaten gilt. Sowohl ein Archiv- als auch ein Compliance-System setzen für die effiziente Suche nach Informationen das Indizieren der Daten voraus. Datenklassifizierung im Sinne ihrer Wichtigkeit ist darüber hinaus notwendig, um das Datenmanagement effektiv definieren zu können. Daten müssen zudem jederzeit identisch sein, ob beim Transfer, beim Speichern oder bei Suchabfragen. Integrität ist ein wichtiges Kriterium bei zahlreichen Compliance-Bestimmungen.

Speichereffizienz ist ein wichtiger Faktor in den Gesamtkosten eines Archivsystems. Eine Maßnahme hierfür ist die Deduplizierung, d.h. das Entfernen unnötiger Datenduplikate. Dies verringert die Datenmengen und spart unnötige Kosten. Zahlreiche Compliance-Vorschriften sind sehr langfristig ausgelegt. Müssen diese Daten abgerufen werden, sollte dies auch nach Jahren schnell, einfach und in nativem Format möglich sein. Nachdem niemand weiß, wie Applikationen in zig Jahren funktionieren werden, ist man mit dem nativen Format auf der sichersten Seite.

Eine möglichst einfache Applikationsintegration spielt ebenfalls eine Rolle. Erstens muss die Migration von der primären auf die sekundäre Stufe regelbasiert erfolgen. Zweitens müssen die Benutzer die Informationen direkt über ihre Applikation sehen und abrufen können. Migration heißt zunächst, dass Daten von einer Storage-Stufe zur nächsten verschoben werden, um Platz auf dem Primärspeicher zu gewinnen. Wichtig ist dabei, dass die Migration nahtlos ist und die Verschiebung die System-Performance unbeeinflusst lässt.

Audit Logging ist ein weiterer wichtiger Aspekt in der Compliance-Strategie. Audit Logdaten geben Aufschluss über Zugriff, Aktivität und Konfigurationswechsel jeder Applikation, jedes Servers und Netzwerkgeräts. Die Fähigkeit, Daten gegen jegliche Veränderung zu schützen, kann gerade bei Compliance-Bestimmungen sehr wichtig sein. Idealerweise sollte dies selektiv möglich sein – eine einzelne Datei, eine Gruppe von Dateien oder alle Dateien, die mit einer bestimmten Applikation erstellt wurden. Mithilfe selektiver Verschlüsselung auf verschiedenen Ebenen lassen sich vertrauliche Daten schnell schützen.

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